Yhdistyksen kevätkokouksessa (tai vuosikokouksessa, jos sääntömääräisiä kokouksia on vuosittain vain yksi) käsiteltävä toimintakertomus on yksi väline, jonka avulla arvioidaan hallituksen toimintaa. Muun muassa sen antamien tietojen perusteella päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

Toimintakertomuksen tulee olla vertailtavissa niin toimintasuunnitelmaan kuin tilinpäätökseenkin. Ne muodostavat yhdessä talousarvion kanssa kokonaisuuden:

Toimintasuunnitelma ←→ Toimintakertomus

↑                                                        ↑
↓                                                        ↓

Talousarvio                  ←→          Tilinpäätös

Toimintakertomus on hallituksen kertomus edelliseltä toimintavuodelta. Yhdistyksen kokouksella ei siis ole oikeutta muuttaa siitä mitään. Jos joku kokouksen osanottaja havaitsee siinä ilmiselvän virheen tai puutteen, hänen tulee tietysti ottaa asia esille. Tällöin hallitus (yleensä puheenjohtajansa suulla) ilmoittaa, että virhe korjataan.

Jos toimintasuunnitelma on aikoinaan laadittu hyvin, toimintakertomus voi olla melko lyhyt. Olennaisen osan siitä muodostavat hallituksen selostus siitä, mitkä tavoitteet saavutettiin ja mitkä (ja miksi) jäivät saavuttamatta.

Kokonaisuudessaan toimintasuunnitelman runko voi olla esimerkiksi seuraava:

1. Yleistä
• toiminnan yleistavoite
• katsaus yhdistyksen toimintaympäristön kehittymiseen
• katsaus yhdistyksen jäsenmäärään, toimintaan ja taloudelliseen tilanteeseen
2. Toimintasuunnitelman tärkein tulosalue
• tavoitteet
• aikaansaannokset
• tekemiset
• arvio onnistumisen/epäonnistumisen syistä
3. Toimintasuunnitelman toiseksi tärkein tulosalue
• tavoitteet
• aikaansaannokset
• tekemiset
• arvio onnistumisen/epäonnistumisen syistä
Samaan tapaan käydään läpi kaikki tulosalueet. Ensin käsitellään varsinaiseen toimintaan liittyvät asiat (esimerkiksi urheiluseurassa urheiluun liittyvät asiat, ammattijärjestössä edunvalvontaan liittyvät asiat) ja tämän jälkeen tukitoimintojen tulokset (esimerkiksi yhdistyksen oman hallinnon kehittäminen tai mittavan investoinnin vaatineen atk-projektin kuvaus).

4. Toiminnan kehittäminen
• sääntömuutokset
• organisaation muutokset
• ohjesääntöjen muutokset
5. Yhdistyksen päätöksenteko
• yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset
• tärkeimmät päätökset
• osallistujien lukumäärä
• yhdistyksen ylimääräiset kokoukset
• tärkeimmät päätökset
• osallistujien lukumäärä
6. Edustukset
• edustukset liitossa
• edustukset muualla
7. Sisäinen hallinto
• hallituksen jäsenet ja varajäsenet
• hallituksen kokoukset
• työryhmät ja toimikunnat
• yhdistyksen palkatut toimihenkilöt ja heidän tehtävänsä
• tilin- ja / tai toiminnantarkastajat ja heidän varamiehensä
8. Loppulause
• yleisarvio kuluneesta toimikaudesta
• tulevaisuuden näkymiä

Toimintakertomuksen luonnoksen laatiminen on yleensä sihteerin tehtävä. Tehtävän suorittaminen kannattaa aloittaa jo toimikauden alussa ja avata tietokoneelle sitä varten oma tiedosto. Siihen sitten vuoden mittaan merkitään tilaisuuksien päivämääriä, osanottajien lukumääriä ja muita tärkeitä tietoja.

Jos pohjatyö on tehty hyvin, itse kertomuksen laatimisesta selviää hyvinkin nopeasti, kun aikaa ei kulu kalenterin ja pöytäkirjojen hakemiseen ja selaamiseen.

Hallitus sitten hyväksyy sihteerin tekemän luonnoksen sellaisenaan tai muuttaa sitä.
Toimintakertomus toimitetaan tilin- tai toiminnantarkastajille yhdessä muun aineiston kanssa. Osittain sen perusteella he suosittavat – tai eivät suosita – vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

Artikkelin kirjoittanut Kari Loimu

Lue lisää Karista sekä hänen tuotannostaan kirjoittajasivulta.

---

Lataa – Toimintakertomus (malli)

51

Pidin artikkelia hyödyllisenä