Pöytäkirjan ote

Pöytäkirjan ote on tarpeen kun:

• yhdistyksen hallituksen täytyy osoittaa pankille tilinkäyttöoikeudet

• alioikeudessa halutaan kumota tehty päätös moitekanteen perusteella

• pöytäkirja on monisivuisena liian laaja jäljennettäväksi

• ulkopuolisille ei haluta antaa tietoja muista kokouksen päätöksistä tai esityksistä

• tarvitaan virallista tietoa osoittamaan, että kokous on esimerkiksi valtuuttanut jonkun edustamaan yhteisöä (esim. liiton kokouksessa) tai oikeuttanut jonkunhoitamaan jotain tiettyä asiaa

• tarvitaan yksittäistä tietoa tietystä päätöksestä asianosaisille eli niille, joita kyseinen päätös koskee.

Pöytäkirjan otteen rakenne

Pöytäkirjan otteessa on oltava

• johdateosan tiedot

• kyseistä asiaa koskeva kohta

• kokouksen päättäminen

• varmennusallekirjoitukset

• tarkistuslausunto

• otteen oikeaksi todistaminen.

Otteeseen merkitään otsikoksi asiakirjan nimi. Kohdat numeroidaan kuten ne on numeroitu varsinaisessa pöytäkirjassa. Puuttuvien pykälien kohdalle merkitään lyhyet poikkiviivat.

Otteen allekirjoitukset voivat olla kopioita alkuperäisestä pöytäkirjasta, mutta otteen oikeaksi todistavien on kirjoitettava nimensä omakätisesti. Todistajille on esitettävä alkuperäinen pöytäkirja.

Joskus saatetaan tarvita sekä pöytäkirjan ote että jäljennös varsinaisesta pöytäkirjasta.

Katso seuraavaksi

Pöytäkirja