Kaikista hallituksen ja yhdistyksen kokouksista koostetaan pöytäkirja. Sihteeriksi valitun henkilön tehtävä on kirjoittaa pöytäkirja ja toimittaa se sovitulla tavalla tarkistettaviksi.

Puheenjohtaja vastaa siitä, että kaikki asiakirjat ovat asianmukaisesti arkistoitu.

Pöytäkirja voi olla:

• päätöspöytäkirja
• selostuspöytäkirja
• keskustelupöytäkirja

Mikä pöytäkirja kyseessä?

Päätöspöytäkirja

Tämä pöytäkirja sisältää nimensä mukaisesti vain kokouksessa tehdyt päätökset. Mikäli päätöstä ei ole tehty yksimielisesti, pöytäkirjaan merkitään myös ehdotukset, äänestysmenettely, äänimäärät sekä päätös.

Selostuspöytäkirja

Selostuspöytäkirjaan merkitään päätöksen lisäksi esittelyvaiheessa tehty päätösehdotus sekä lyhyesti keskustelussa tehdyt ehdotukset perusteluineen ja kannatuksineen. Pöytäkirjaan merkitään myös mahdolliset äänestykset kuten yllä.

Keskustelupöytäkirja

Keskustelupöytäkirja sisältää kokouksessa käytetyt puheenvuorot, tehdyt ehdotukset ja äänestykset. Tämä pöytäkirja on hyvin työläs ja siksi harvoin käytetty tavanomaisissa yhdistyksissä ja järjestöissä. Kun on erityisen tärkeätä jälkikäteen tietää, mitä kokouksessa tapahtui, pidetään keskustelupöytäkirjaa. Se vaatii joko pikakirjoitustaitoista sihteeriä tai tapahtuman nauhoittamista.

Pöytäkirja – Yleistä

Edellä esitetyistä lajeista on hyvä muistaa, että harva pöytäkirja on puhtaasti jotain näistä. Eri tyyppiset asia vaativat erilaista kirjaamistapaa. Tärkeintä on aina tarkkuus ja selkeys.

Kirjoittamisessa on hyvä käyttää vakioasettelua, joka selkeyttää tekstin lukemista. Tekstin asettelussa on hyvä miettiä sitä, miten tarvittavat tiedot ovat helposti löydettävissä. Sivuun vedettty otsikko nopeuttaa oikean asiakohdan löytämistä.

Vuosikokousasiakirjojen säilyttämiseen erilliset muovitaskut ovat käteviä, sillä liitteitä kertyy yleensä aika lailla ja taskussa ne säilyvät hyvin yhdessä. Vastaavasti tietokoneelle kannattaa tehdä omat kansiot vuosikokousten pöytä- ja muille asiakirjoille.

Yhdistys voi myös käyttää valmiiksi monistettuja pöytäkirjalomakkeita tai tiedostoina olevia mallipohjia, jolloin pöytäkirja voidaan kirjoittaa suoraan kokouksessa. Aloitustoimet ja sääntömääräiset asiakohdat kirjoitetaan niin pitkälle valmiiksi kuin mahdollista ja jätetään tarvittava tila kokouksessa täydennettäväksi.

Pöytäkirja rakenne

Pöytäkirjan johdateosassa on oltava näkyvillä seuraavat tiedot:

• Yhdistyksen nimi
• Kokouksen laatu (juokseva numerointi)
• Sivunumerointi
• Päivämäärä
• Aika: Päivämäärä ja kellonaika
• Paikka: Paikkakunta, tila ja osoite huoneiston tarkkuudella
• Läsnä: Läsnäolijat tai viite liitteenä olevaan osanottajaluetteloon.

Kokoukseen kesken tulevat tai sieltä kesken lähtevät merkitään kyseiseen pöytäkirjan kohtaan kirjoittamalla henkilön nimi ja kellonaika. Mahdolliset asiantuntijat tai muut ulkopuoliset myös mainittava.

1. Kokouksen avaaminen

N.N. avasi kokouksen.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Kokoukselle valittiin puheenjohtajaksi …
sihteeriksi …
pöytäkirjantarkistajiksi …
(ääntenlaskijoiksi ….)

3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Yhdistyksen säännöissä (§ x) sanotaan, että …..
Tästä kokouksesta oli ilmoitettu …. ja läsnä oli … jäsentä, joten kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4. Ilmoitusasiat (ei sääntömääräisissä kokouksisa)
5. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen (ei sääntömääräisissä kokouksissa)

N kappaletta päätösasioita

Loppuosassa pöytäkirja sisältää varmistusallekirjoitukset ja erikseen valittujen pöytäkirjantarkistajien allekirjoitukset.

Mikäli kokoukseen liittyy muista asiakirjoja ne laitetaan pöytäkirjan liitteiksi ja niistä laaditaan numeroitu lista.

X. Kokouksen päättäminen

Lataa – Pöytäkirja (malli)

39

Pidin artikkelia hyödyllisenä