Kokouskutsun lähettäminen ajoissa

Mikäli säännöissä on määrätty, että kokouksesta pitää ilmoittaa jäsenille seitsemän päivää ennen kokousta, on jäsenen saatava tieto seitsemän päivää ennen kokouksen alkua.

Mikäli postituspäiväkin laskettaisiin tähän mukaan hän saisi tiedon vasta kuusi päivää ennen kokousta (edellyttäen, että tieto on lähettetty ykköspostissa ja tulee perille seuraavana päivänä). Siksi postituspäivää ei lasketa mukaan tiedottamisaikaan.

Jos aika on säännöissä määritelty viikkoina tai kuukausina, kutsun lähettämispäivä lasketaan mukaan määräaikaan. Kirjeitse lähetettävän kokouskutsun antamispäivän ratkaisee postin leiman päivämäärä.

Jäsenellä on oikeus vaatia kokoukset pidettäväksi sääntöjen mukaisesti.

Hallitukselta voi vaatia sääntöjen noudattamista ja muistuttaa siitä, että sääntöjen vastaisesti koolle kutsutun kokouksen päätöksiä voidaan vaatia mitätöiväiksi.

Kaikkien yhdistyksen jäsenten tulee saada tieto tulevista kokouksista riittävän ajoissa. Mikäli ilmoitusvelvollisuutta rikotaan, se on peruste kokouksen päätösten mitätöimiseen.

Myöhästynyt ilmoitus kumottava yksimielisesti

Kokous voi kuitenkin yksimielisesti päättää, että päätökset hyväksytään, vaikka kutsu on tullut esimerkiksi päivän liian myöhään. Kaikkien läsnäolijoiden siis on hyväksyttävä tämä menettely eikä asiaa voida päättää äänestämällä.

Pidä myös valmistelematon kokous

Mikäli hallitus ei ehdi valmistelmaan kokousta täysin niin, että se voitaisiin pitää säännöissä määrättynä ajankohtana, hyvä menettely voisi olla se, että kokous kuitenkin pidetään ja siellä käsitellään ne asiat, jotka voidaan. Samaisessa kokouksessa sitten päätetään ylimääräisestä kokouksesta, jossa käsitellään loput valmistelultaan keskeneräiset asiat.

Esimerkiksi vuosikokous, jossa ei voida käsitellä tilinpäätösasioita, koska tilinpäätös on viivästynyt, voi käsitellä muut asiat ja pitää ylimääräisen kokouksen myöhemmin, jossa päätetään tilinpäätös-, tilintarkastus- ja vastuuvapausasiat.