Asiakirjat ovat julkisia tai yksityisiä kirjallisia todisteita, jotka osoittavat esimerkiksi päätöksen tai määräyksen toteuttamisen. Yhdistyksien toiminnassa merkittäviä asiakirjoja ovat esimerkiksi kokouksille merkittävät pöytäkirja ja esityslista sekä tulevaa vuotta käsittelevä toimintasuunnitelma ja edeltävää vuotta käsittelevä toimintakertomus.

Asiakirjat ja arkistointi

Yhdistyksissä yhdistyksen säännöt määräävät usein, milloin asiakirjat on esimerkiksi toimitettava asianosaisille. Esimerkiksi kokouskutsu on lähetettävä joku tietty aika ennen kokousta potentiaalisille osanottajille, jotta kokous on lainvoimainen.

Vinkki Yhdistystiedon sponsorilta:

Nykyaikainen yhdistys säilyttää asiakirjojaan turvallisesti verkossa. On tärkeää, että yhdistyksen dokumentit eivät ole yhden tietokoneen varassa.

Lisätietoja Yhdistysavaimesta

Koska asiakirjat ovat oleellisessa roolissa yhdistysten toiminnassa, niiden arkistointiin on myös kiinnitettävä huomiota. Asiakirjojen sisältämiä tietoja tarvitaan hyvin todennäköisesti joskus myöhemmin, ja tällöin on hyödyllistä, että tarvittava tieto löytyy helposti ja nopeasti. Lisäksi hyvin arkistoitu materiaali helpottaa esimerkiksi vuosikertomuksen kokoamista. Nykyään asiakirjojen turvallinen säilyttäminen on mahdollista myös yhdistyksen verkkosivujen salasanoilla suojatuilla alueilla.