Kokoukset ovat tilaisuuksia, joihin kaksi tai useampi ihminen kokoontuvat keskustelemaan, pohtimaan tai tekemään päätöksiä asiakysymyksistä. Nykyään teknologisen kehityksen myötä kokoukset voivat olla varsinaisen kokoontumisen lisäksi myös etäkokouksia, kuten telekokoukset, videokokous tai web-kokous.

Yhdistystieto.fi suosittelee:

Yhdistystoimintaan suunnitellut sähköiset työkalut voivat tarjota aktiiville keinoja ja tukea toiminnan johtamiseen.

Lue Yhdistysavaimesta!

Kokoukset eivät ole laillisia ja päätösvaltaisia, mikäli niitä ei ole kutsuttu koolle ennalta. Yleensä siis ennen kokouksen suorittamista kokoukset on tiedotettu ja samalla kutsuttu osallistujat kokoukseen.

Kokoukset etenevät kokoustekniikan ohjaamina

Menettelytapaa, joka ohjaa kokousten etenemistä, kutsutaan kokoustekniikaksi. Kokoustekniikkaan kuuluu, että kokouksessa on sen kulkua ohjaava puheenjohtaja, kokouksesta ja erityisesti päätöksistä muistiinpanoja tekevä pitävä sihteeri sekä joskus ääntenlaskijat mahdollisia äänestyksiä varten.

Kokoustekniikan hyvä tuntemus helpottaa kokousten läpi vientiä asianmukaisesti ja joustavasti. Kokoustekniikalla pyritään myös takaamaan kaikille osallistujille oikeudenmukaiset mahdollisuudet osallistua sekä vaikuttaa kokouksen kulkuun ja tehtäviin päätöksiin.

Kokoukset ja kokoustyypit

Kokoukset eroavat toisistaan myös kokoustyyppien osalta. Yhdistystoiminnassa on esimerkiksi yhdistyksen aloittava perustuskokous, hallituksen kokouksia, vuosikokouksia ja lopetuskokous. Kokoukset sisältävät esimerkiksi toimihenkilövalintoja ja yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeitä päätöksiä.

Merkittävimmät erot eri kokoustyyppien välillä ovat koollekutsumistavoissa, kokousvirkailijoiden valinnassa sekä pöytäkirjan allekirjoittamistavoissa. Katso lisätietoja kokoustyyppejä käsittelevästä artikkelista.